5 formas para mantener tu correo bajo control

Publicado: 2 de Septiembre de 2015

¿Recuerdas cuando el correo electrónico era algo novedoso y fascinante? Actualmente, la mayoría de la gente lo encuentran más agotador que apasionante. Acá te contamos cómo controlarlo antes que te controle a ti.
Por Kate Bartolotta (vía Huffington Post)

Existe un dicho popular que señala que nosotros enseñamos a la gente cómo nos deben tratar y, por lo general, es verdad. Si llevamos a la práctica esta idea en la manera en que nos comunicamos, será más fácil usar cosas como el correo electrónico o mandar mensajes de texto como herramientas para mejorar nuestras relaciones, en vez de sentirnos con una carga o agobiados tratando de mantenernos conectados siempre.
Si tienes la ansiosa necesidad de responder a todos de inmediato, es tiempo que reflexiones sobre el hecho de dar más de lo que se recibe.
Siendo realista, la gente amable y compasiva le encanta dar a los demás. Pero entonces, algunas veces, las cosas cambian de dar por ser generoso a dar por la necesidad de ser querido o de agradarle al resto. En palabras sencillas, el dar de forma equilibrada está motivado por el amor, pero el dar mucho más allá de lo que recibes está motivado por el miedo.

¿Qué tiene que ver esto con el correo electrónico?
Si nos apartamos de los correos electrónicos convencionales (una gigantesca bandeja de entrada consumidora de tiempo llena de TODAS LAS COSAS que necesitan ser enviadas), podríamos comenzar a ver como si fuese otra forma de comunicación entre nosotros. Sin lugar a dudas, produciría menos ansiedad.

Podemos tomarnos un tiempo y responder en vez de reaccionar. Podemos tomar decisiones conscientes y cariñosas que reduzcan la cantidad de estrés de nuestros días, sobre todo, en los días en que respondemos correos. Cuando nos sorprendemos en la necesidad de responder y estar conectados todo el tiempo, estamos reaccionando desde el miedo, lo cual no es de ayuda para ningún tipo de comunicación: laboral o personal.

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Aquí algunos consejos para cambiar tu relación con tu bandeja de entrada y con la gente a la que envías correos:

1. Escoge dos veces al día para revisar y responder correos
“¡ES IMPOSIBLE!”, dirá la mayoría. Demasiadas cosas importantes entran durante el día, no hay forma de hacer que esto funcione. Pero la realidad es ésta: cuando te encuentras en una situación de vida o muerte, reaccionando frente a cada correo que entra, no dejas ningún espacio para responder conscientemente. Sí, hay días donde esperamos por un mensaje urgente o tener que lidiar con una lluvia de correos de ida y vuelta. Pero, en muchos casos, revisar el correo disminuye nuestra productividad. Dedicar de 30 minutos a una hora al iniciar el día y otros 30 minutos al final de la jornada de trabajo, permite centrarse en responder con cuidado y sin contaminarse con otros temas del día.

2. Eliminar la suscripción de cualquier cosa que no le esté agregando valor a tu vida
Rebajas en zapatos que no comprarás, promociones de viajes que no harás, mega descuentos en tiendas que nunca irás. Todas esas cosas están generalmente disponibles en los sitios web propios de esas marcas, por lo tanto, si no es algo que usas o lees regularmente es mejor darse de baja. Algunas personas les gusta tener una cuenta de correo adicional para este tipo de cosas, que puede funcionar si la usas para suscribirte a páginas web, pero no lo conviertas en una más de las tareas que necesitas hacer durante el día. Si cada email ocupara espacio físico en nuestros hogares u oficinas, seríamos mucho más propensos a eliminarlos.

3. Limita tus respuestas por correo a cinco frases como máximo cada vez que sea posible
Mira algunos correos electrónicos recientes y ve cuánto de eso podría haber sido omitido. A veces los correos electrónicos requieren explicaciones o informaciones detalladas, pero a menudo, terminamos llenándolos de repeticiones que no aportan nada útil. Respeta el tiempo de la gente a la que le estás escribiendo y conserva también el tuyo. ¡Sé breve!
La excepción aquí son los correos personales que reemplazan a las cartas físicas. (Pero en ese caso, ¿por qué no enviar una carta real?)

4. Evita el correo “última palabra”
El “gracias” luego de un correo, el “tú también” cuando alguien te agradece. Esto es como enviar una tarjeta de agradecimiento para la tarjeta de agradecimiento que alguien te envió. No lo hagas.

5. Considera si el correo es la mejor alternativa para tu mensaje
¿Necesitas una respuesta rápida? Envía un mensaje de texto o llama por teléfono. ¿Se trata de un tema delicado? Considera una conversación cara a cara. ¿Estás enojado, molesto o sientes otras emociones intensas? Espera un poco antes de enviar. ¡Conoce a tu destinatario! Dependiendo del tipo de trabajo que realice y de su estilo personal de comunicarse, el correo electrónico puede no ser la mejor manera de contactarse con esa persona.

Entonces, ¿cómo todo este adiestramiento en correo electrónico cambia tus relaciones?
Imagina la diferencia que haría si tus decisiones e interacciones con otros vinieran desde la suave calma en vez de miedo y ansiedad. Planear cómo lidiar con tu correo electrónico no va a cambiar eso, pero es un buen paso en la dirección correcta.

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